En Août 2017, le Bureau des Congrès Grenoble-Alpes Métropole entamait une mise à jour de son offre de tourisme d’affaires. La campagne a été simplifiée grâce à l’envoi de questionnaires web interactifs.
Tourisme d’affaires : la précision avant tout
Le Bureau des Congrès Grenoble-Alpes est un véritable partenaire des rencontres professionnelles organisées au sein de la métropole Grenobloise. Sur les 239 projets qu’il a accompagné lors de l’année 2017, 89% ont été réalisés au sein de l’agglomération.
Afin d’organiser toujours plus d’évènements professionnels, le Bureau des Congrès s’est doté de plusieurs outils. Le nouveau portail MICE* se veut être le point de rencontre de tous les outils de création évènementielle. Lancée en 2017, la plateforme comptait pas moins de 13 500 visiteurs uniques et plus de 70 200 pages consultées pour sa première année d’activité. En son sein a été développé le Venue Finder, qui permet à chaque utilisateur d’être autonome dans les premières phases de planification de son évènement.
– Présentation du nouveau Meeting Planner lors du Workshop MICE organisé par le Bureau des Congrès (Juin 2018)
Parallèlement, le Bureau des Congrès édite un Meeting Planner, aussi appelé Guide MICE. Celui-ci est conçu comme un catalogue regroupant les informations nécessaires à l’organisation d’évènements professionnels. On y retrouve entre autres les prestations détaillées des lieux, hébergements ou services. Le tout dans le but de faciliter la mise en place logistique des évènements. Avec le Venue Finder, ils permettent un accès simple et intuitif à l’ensemble de l’offre MICE.
L’année dernière, le Bureau des Congrès a entamé une démarche de mise à jour de son offre de tourisme d’affaires. En s’associant avec Dahub, l’objectif était d’optimiser ces outils de communication en assurant l’exhaustivité et la précision des informations qui concernaient les prestataires. Nous avons donc automatisé leur campagne de mise à jour à l’aide de questionnaires web. Pré-remplis, ils sont envoyés aux prestataires pour validation et permettent de disposer de données qualifiées tout en bénéficiant d’un gain de temps considérable.
* MICE est un acronyme relatif au tourisme d’affaires. Il regroupe toute l’activité évènementielle qui s’y réfère comme les réunions, conférences et expositions dédiées à un public professionnel.
L’opportunité d’une campagne de mise à jour simplifiée
Aujourd’hui, la majorité des campagnes de mises à jour sont réalisées manuellement par le biais d’emailing ou de relances téléphoniques répétitives. La tâche est extrêmement chronophage. Pour le Bureau des Congrès, nous avons paramétré une campagne d’emailing automatisée comprenant plusieurs relances, elles aussi automatiques. Chaque email envoyé est personnalisable, seul le lien vers le questionnaire reste immuable. Quelques minutes suffisent pour configurer la campagne, évitant ainsi des centaines d’appels téléphoniques.
Cette méthode simplifie la campagne de mise à jour, aussi bien pour l’expéditeur que pour le répondant. L’expéditeur bénéficie d’une collecte et une retranscription des données dans sa base client, ici Apidae, sans ressaisie. Pour le répondant, le questionnaire s’affranchit de ses compétences numériques. Celui-ci étant pré-rempli et adapté à différents supports, il suffit au prestataire de valider les informations ou d’apporter les corrections nécessaires.
– Exemple d’un questionnaire à destination d’un prestataire
Le Bureau des Congrès a eu un retour positif par rapport à la campagne de mise à jour simplifiée. Au delà de la simplification, un véritable gain de temps a été constaté. Le seul bémol concerne la validation. En effet, l’emailing ne remplace pas l’entièreté du processus de validation. Des relances téléphoniques ont été opérées par le Bureau des Congrès, notamment à destination des non-répondants. Celles-ci ont fait apparaître des modifications dans le Meeting Planner. Cette double validation n’est pas toujours réalisée par les Offices de Tourisme, mais le guide évènementiel se doit d’être le plus précis et juste possible.
En quelques chiffres : des résultats visibles
La nouvelle édition du Meeting Planner est désormais plus précise. L’expérience s’est révélée positive pour l’ensemble du Bureau des Congrès. La campagne de mise à jour s’est conclue avec :
- 2 outils optimisés : le Venue Finder et le Meeting Planner
- 349 prestataires de type affaires identifiés
- 320 questionnaires envoyés sans relance
- 61% de réponses aux différents questionnaires après 3 relances
Retrouvez l’intégralité du Guide MICE et le Venue Finder sur le portail du Bureau des Congrès.
Damien Catal
Président & Co-fondateur de la startup Dahub, spécialisée dans la gestion intelligente des données touristiques.